El numeral 1del artículo 201 de la Ley 38 de 2000, define el concepto de acto administrativo de la siguiente manera: “Declaración emitida o acuerdo de voluntad celebrado, conforme a derecho, por una autoridad u organismo público en ejercicio de una función administrativa del Estado, para crear, modificar, transmitir o extinguir una relación jurídica que en algún aspecto queda regida por el Derecho Administrativo”.
De conformidad con el citado artículo 201 de la Ley 38 de 2000, todo acto administrativo deberá formarse respetando sus elementos esenciales:
- Competencia: salvo que ésta sea delegable o proceda la sustitución; objeto, el cual debe ser lícito y físicamente posible;
- Finalidad: que debe estar acorde con el ordenamiento jurídico y no encubrir otros propósitos públicos y privados distintos, de la relación jurídica de que se trate;
- Causa: relacionada con los hechos, antecedentes y el derecho aplicable;
- Motivación: comprensiva del conjunto de factores de hecho y de derecho que fundamentan la decisión;
- Procedimiento: que consiste en el cumplimiento de los trámites previstos por el ordenamiento jurídico y los que surjan implícitos para su emisión;
- Forma: debe plasmarse por escrito, salvo las excepciones de la ley, indicándose expresamente el lugar de expedición, fecha y autoridad que lo emite.
A nuestro juicio la formulación correcta y más clara de encerrar estos elementos que señala el numeral 1 del articulo 201, son los requisitos de causa (motivo) y finalidad, particularmente en la voluntad del acto administrativo.
Con idependencia de la confrontación teórica de los elementos que debe tener el acto, para afirmar entonces que si falta alguno es jurídicamente posible decir que está viciado, o por el contratrio cuenta con los requisitos concretos exigidos por el orden jurídico, somos del criterio que, el vicio del acto deviene no tanto de que le falte un elemento que teóricamente pueda considerarse pertinente, sino más bien de la magnitud del incumplimiento del orden jurídico que signifique el requisito concretamente violado, como hemos observado en innumerables actos administrativos emanados de las diferentes entidades, con una vaga motivación del mismo, o adolecen de esta.
El jusrista García de Enterría nos indica que «motivar un acto administrativo es reconducir la decisión que en el mismo se contiene una regla de derecho que autoriza tal decisión o de cuya aplicación surge. Por ello, motivar un acto obliga a fijar, en primer término, los hechos de cuya consideración se parte y a incluir tales hechos en el supuesto de una norma jurídica; y en su lugar, a razonar como tal norma jurídica impone la resolución que se adopta en la parte dispositiva del acto.»
Lo anterior deviene que el contenido de la motivación se refiere principalmente los fundamentos de hecho y de derecho que justifican la emisión del acto administrativo, no resultando admisible el simple señalamiento de las normas legales aplicables, sino que debe ser lo suficientemente explicita y con un análisis de la situación que permitan que el acto se baste a sÍ mismo; habrá de ser lo suficientemente claro, y que incluso justifique el contenido u objeto de la decisión.
La motivación como uno de elementos esenciales del acto administrativo, debe contener una clara relación de las circunstancias de hecho y de derecho que determinaron la emanación del acto.